Arkivlovens formål er sentral når kommunen skal fastsette mål for dokumentasjonsforvaltningen: Loven har som formål å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertid.

Overordna mål:

Dokumentasjonsforvaltningen skal bidra til at virksomheten når sine mål.

Dokumentasjonsforvaltningen i Flatanger kommune skal sikre at dokumentasjon blir skapt fanget og behandlet slik at bevis- og informasjonsinnhold kan opprettholdes og kan gjenfinnes på en effektiv måte.

Dokumentasjonen skal fungere som bevis, dokumentere en hendelse slik at vi kan gå tilbake og sjekke at den har skjedd. 

Dokumentasjon skal være autentisk, pålitelig, integritet og anvendelig.

Delmål:

Arkivtjenesten:

Skal være a jour med postfordeling, journalføring, kvalitetskontroll og arkivering i løpet av 2-3 dager etter mottatt post, og utgående post.

Konkret betyr dette:

• Statusjekker i sakarkivsystemet ePhorte. M, S, F og E skal journalføres i løpet av 2 påfølgende dager.
• Elektroniske forsendelse sjekkes i løpet av 2 påfølgende dager.
• Offentlig postliste skal kontrolleres hver dag.
• Alle våre papirarkiv skal oppbevares i godkjente arkivrom.
• Elektroniske arkiv skal ha en plan for periodisering.
• Arkiveringsstatus i Visma Samhandling Arkiv kvalitetssjekkes en gang i mndr.

Saksbehandlere

Skal saksbehandle etter frister i forvaltningsloven.

• Forfallslister skal overholdes.
• Journalposter med status R i ePhorte skal sjekkes en gang i uka. Journalposter som ikke blir fullført, skal settes til utgått.
• Inngående journalposter skal avskrives kontinuerlig. 
• Saker som er ferdigbehandlet skal settes til status Ferdig - kontinuerlig.

Ledere:

Avdelingens saksbehandling skal gjennomføres etter avdelingens rutiner og frister.

Avdelingens samlede restanser skal sjekkes hvert halvår.

Sørge for at ansatte får nødvendig opplæring og oppfølging i fag, arkiv- og sakssystemer.