Både i ephorte og andre fagystem er det viktig at vi har en struktur på hvordan saker og journalposter blir registrert slik at gjenfinning blir enklere. Flatanger kommune holder på med utarbeidelse av rutiner for ulike saker /områder samt rutiner for dokumenthåndtering. Det blir laget nye rutiner ved behov så det er viktig å bruke arkivplanen jevnlig for å holde seg oppdatert.