Leders ansvar

Leders ansvar

Ledere har ansvar for:

  • daglig å sjekke ufordelte inngående dokumenter eller notater til enheten. Registrere på aktuell saksbehandler. (Dersom dokumentet skal overføres til en saksbehandler på et annet fagområde, kontaktes arkivtjenesten for å gjøre dette).
  • jevnlig å sjekke de andre ledersøkene: restanser for enheten, oppfølging av politiske vedtak, evt. post til/fra enheten.
  • at medarbeiderne (og leder) følger de rutiner som til enhver tid gjelder for arkivarbeid og saksbehandling i enheten.
  • å gi melding til systemansvarlig i så god tid som mulig dersom enheten får nye saksbehandere: navn, tittel, tlf.nr., nødvendige tilganger i ePhorte.
  • å sørge for at nyansatte får nødvendig opplæring i ePhorte, samt kjennskap til arkivplanen, av enhetens superbruker(e)
  • å gi melding til systemansvarlig når en medarbeider slutter eller skifter ansvarsområde (tilganger), tittel/telefon osv.
  • at den som skal slutte i enheten ferdigmelder sine arkivsaker, evt. overfører sakene til en annen medarbeider. Når en ansatt har sluttet i stillingen skal det ikke være restanser, konsepter eller annet uavsluttet der vedk. står som saksansvarlig eller saksbehandler.Leder må forsikre seg om at medarbeideren ikke har liggende papirdokumenter som skulle vært registrert og lagret i ePhorte.