Saksbehandlers rutiner og ansvar

Saksbehandlers rutiner og ansvar

Saksbehandlers ansvar:
  • Registrere og skrive saksframlegg
  • Lage og sende ut partsbrev (melding om vedtak fra fanen Behandlinger) NB! Husk melding til revisjon og økonomiavd. på aktuelle saker.
  • Følge opp vedtaket (fra fanen Vedtak)
  • Melde arkivsaken ferdig.

Saken skal registreres etter oppskrift på intranettet (teskjeoppskrift).

Disposisjon på saksframlegget:
Disposisjonen skal anvendes på følgende måte etter fastsatt mal:

I Rådmannens innstilling.

  • Ulike alternativer skisserespunktvis. Innstillingen starter alltid med en setning der det tydelig går fram hvilket utvalg som sluttbehandler saken: eks: ”Kommunestyret vedtar at …”
  • Virkningsdato.
  • Saker med budsjettmessige konsekvenser. Her må innstillingen vise dekningsmåte.

II Dokumenter i saken: Oversikt over alle dokumenter arkivsaken.

  • Dokumenter vedlagt: De dokumenter som saksbehandler velger å legge som vedlegg til saksframlegget. Disse blir automatisk med ut til medlemmene.

III Saksopplysninger:

  • objektiv
  • Bakgrunn
  • Problemanalyse

IV Vurdering:

  • Subjektiv
  • Logiske argumenter
  • Ulike alternativ nummereres
  • Drøfting for og imot alternativene

V Miljømessig vurdering.

--------

Etter at innstilling og saksframlegg er ferdigskrevet:

  • Lagre journalposten uten ferdigstilling (status R).
  • Send journalposten med saksframlegget på godkjenningsrunde til fagsjef og rådmann.
  • Rådmannen skal ha saker fortløpende for godkjenning og underskrift.

Kommer saken inn etter fristen, blir den først med på neste møte i utvalget.

NB! Vedlegg til saksframlegg: Vær kritisk til bruk av vedlegg i en utvalgssak. Ta kun med det som er relevant for saken / begrens mest mulig!