Saksbehandlers ansvar

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider med eller har arbeidet med blir bevart. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i ePhorte eller riktig fagsystem.

Saksbehandlerne skal bruke saksbehandlerprogram i samsvar med retningslinjene slik at ikke arkivtjenesten får unødig ekstraarbeid.

Saksbehandlernes ansvar ved inngående post:

  • Selv importere e-post i ePhorte dersom den inngår i saksbehandlingen.
  • Ha ansvaret for at papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for jounalføring og skanning. Dette gjelder også hastesaker: saksbehandler kan om nødvendig ta en kopi og så sende originalen til arkivtjenesten; jfr. arkivforskriften § 3-5: " Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling. Dette gjelder også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagde særskilde behandlingsprosedyrar". Merk at dette også gjelder e-post .
  • kontrollere at alle mottatte dokument er skannet og redigert
  • kontrollere at journalpostene er knyttet til riktig sak
  • kontrollere at alle sidene er kommet med i hvert dokument
  • kontrollere at skanningen er kvalitetsmessig god nok
  • kontrollere at opplysningene i de skannede dokumentene samsvarer med opplysningene i journalen
  • kontrollere offentlighetsvurderingen; hjemmel og tilgangskode. Saksbehandler er ansvarlig for vurderingen om et dokument skal unntas eller ikke, samt hjemmel og tilgangskode. Arkivpersonalet setter kun på et forslag.
  • Kontroller også evt. skjerming av personnavn og lignende i saks- og dokumenttittel, samt at personnr. er skjermet (arkivkode)
  • avskrive egne restanser

Saksbehandlernes ansvar ved utgående post:

  • Ha ansvaret for at all sakspost blir skrevet i ePhorte eller riktig fagsystem. Fagsystem: saksbehandler må sørge for at kopi av alle utgående brev blir lagt i klientmappa.
  • All saksbehandling skal skje i ePhorte, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler registrerer selv utgående brev. Arkivverdige brev, e-post og telefaks fra kommunen skal registreres i ePhorte. Saksbehandler skal:
  • svare i samme sak som den inngående journalpost er ført
  • ferdigstille dokumentet med status F når det er ferdig til ekspedering. (Arkivtjenesten journalfører og arkiverer så de ferdigstilte dokumentene elektronisk – med status J etter kvalitetssjekk).
  • Eksterne brev må skrives ut til mottakerne, underskrives, legges i konvolutt og leveres til frankering/utsending. Evt. interne kopimottakere skal motta brevet elektronisk i ePhorte.
  • Brev kan også sendes på e-post direkte fra ePhorte hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Arkivverdig e-post som sendes fra Flatanger kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.
  • Interne brev (notater): her går brevene elektronisk til mottakerne og evt. kopimottakere internt.
  • Arkivet skal ikke ha noen papirkopier.

Saksbehandlernes ansvar ved utvalgsbehandling (delegert og politisk)

Saksbehandlernes ansvar for å avslutte arkivsaker:

Det er saksbehandleren som må gi beskjed om at en sak skal avsluttes. Dette gjøres ved å ferdigmarkere arkivsaken umiddelbart etter at saksbehandlingen er ferdig, dvs. når det ikke lenger ventes mer korrespondanse inn eller ut. En ferdigstilt sak kan åpnes igjen av arkivtjenesten om nødvendig.