Saksbehandlers ansvar

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt. , dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet.

Saksbehandler skal derfor:

  • kontrollere at mottatte brev er registrert i arkivet og at disse har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også e-post og sms. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført.
  • ha ansvar for at brev (inkl. e-post og sms) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
  • påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
  • påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.
  • ha ansvar for at alle brev de sender har arkivlagt kopi i saksmappe. Dette gjelder også e-post og sms.
  • gi beskjed til enhetsleder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
  • ha ansvar for at arkivmappen ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.
  • ha ansvar for at materiale de låner fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
  • ha ansvar for oppfølging av egne saker - jfr. restanse og forfall

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer og absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater – dvs. i tillegg til alt som mottas som et ledd i saksbehandlingen.

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.

Saksbehandlernes ansvar for å avslutte arkivsaker:

Det er saksbehandleren som må gi beskjed om at en sak skal avsluttes. Dette gjøres ved å ferdigmarkere arkivsaken umiddelbart etter at saksbehandlingen er ferdig, dvs. når det ikke lenger ventes mer korrespondanse inn eller ut. En ferdigstilt sak kan åpnes igjen av arkivtjenesten om nødvendig.