Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Kommunene i Midtre Namdal Region, Flatanger, Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla, har f.o.m. 01.02.2007 etablert et felles elektronisk sak-/arkivsystem i felles database.

Formålet med samarbeidet om et felles sak-/arkivsystem er samhandling og kostnadseffektiv drift.

Kommunene skal bruke sak- og arkivsystemet ePhorte til saksbehandling og registrering av saksdokumenter. Hver enkelt kommune er definert som egne organer med en egen journalenhet. Hver enkelt kommune skanner og journalfører all egen sakspost.

Kommunene hadde pr 1.2.07 et regionsamarbeid på fagområdet landbruk/miljø med vertskommune Overhalla, samt fagområdene næring/utvikling, kommuneoverlege, barnevern og skatteoppkrever med vertskommune Namsos. Regionsamarbeidet var ikke et eget organ, men var i databasen definert som en egen arkivskaper og egen journalenhet. For de felles fagområdene var det vertskommunen som skannet og journalførte saksposten.

9.9.2009 etablerte kommunene Namsos, Overhalla, Fosnes og Namdalseid en samkommune: Midtre Namdal samkommune for de ovennevnte fagområdene, samt IT-drift. Flatanger kommune er ikke medlem av samkommunen, men har fortsatt et utstrakt samarbeid.

Alle saksarkiv for de fem kommunene ble 9.9.09 periodisert, samt at en ny arkivdel: SAM-EMNE1. Arkivdel for Midtre Namdal region, MN-EMNE, ble avsluttet 8.9.09.
Øvrige arkivdeler ble besluttet ikke å periodisere.

Databasen har slik oppbygging:

Arkiver:

Arkiv

Betegnelse

Fra dato

Til dato

NA

Namsos kommune

01.02.2007

 

SAM

Midtre Namdal Samkommune

09.09.2009

 

FO

Fosnes kommune

01.02.2007

 

FL

Flatanger kommune

01.02.2007

 

ND

Namdalseid kommune

01.02.2007

 

OV

Overhalla kommune

01.02.2007

 

Arkivdeler Namsos:

NAARKIV

Saksarkiv for Namsos kommune med følgende arkivdeler

Arkivdel

Innhold

Primær ordning

Lagring

 

NA-EMNE

Saksarkiv Namsos kommune

k-kode

elektronisk

 

NA-EIEN

Eiendomsarkiv

Gb.nr

Elektronisk

 

NA-PERS

Personalarkiv

Fødselsnr.

Elektronisk

 

NA-PLAN

Planarkiv

Alfabetisk

k-kode

Papir

 

NA-UTVALG

Møtedokumenter utvalg

 

Elektronisk

 

NA-ELEV

Elev

Fødselsnr

Elektronisk

 

NA-BOLIG

Kommunale boliger

Nummervis

Elektronisk

 

NA-OPPDRAG

Oppdragsavtaler

Fødselsnr

Elektronisk

 

Arkivdeler – fellesfunksjoner i Midtre Namdal Region:

MNARKIV

Saksarkiv for Midtre Namdal Region med følgende arkivdeler

Arkivdel

Innhold

Primær ordning

Lagring

 

SAM-EMNE1

Saksarkiv MNS

k-kode

elektronisk

 

MN-BV

Barnevern

Fødselsnr

elektronisk

 

MN-GÅRD

Felles gårdsarkiv for landbrukssaker i alle kommunene

Kommunenr + Gb.nr

Elektronisk

 
         

MN-SKATTB

Skatt bedrift

Organisasjonsnr

Elektronisk

 

MN-SKATTP

Skatt person

Fødselsnummer

Elektronisk

 
         

SAM-UTVALG

Møtedokumenter utvalg

 

Elektronisk

 

Arkivdeler Flatanger kommune:

FLARKIV

Saksarkiv for Flatanger kommune med følgende arkivdeler

Arkivdel

Innhold

Primær ordning

Lagring

 

FL-EMNE2

Saksarkiv Flatanger kommune

k-kode

elektronisk

 

FL-BARN

Barn

Fødselsnr

elektronisk

 

FL-EIEN

Eiendomsarkiv

Gb.nr

Elektronisk

 

FL-PERS

Personalarkiv

Fødselsnr.

Elektronisk

 

FL-PLAN

Planarkiv

k-kode

Papir

 

FL-UTVALG

Møtedokumenter utvalg

 

Elektronisk

 

Arkivdeler Fosnes kommune:

FOARKIV

Saksarkiv for Fosnes kommune med følgende arkivdeler

Arkivdel

Innhold

Primær ordning

Lagring

 

FO-EMNE 2

Saksarkiv Fosnes kommune

k-kode

elektronisk

 

FO-BARN

Barn

Fødselsnr

elektronisk

 

FO-EIEN

Eiendomsarkiv

Gb.nr

elektronisk

 

FO-PERS

Personalarkiv

Fødselsnr.

Elektronisk

 

FO-PLAN

Planarkiv

Alfabetisk

k-kode

Papir

 

FO-UTVALG

Møtedokumenter utvalg

 

Elektronisk

 

Arkivdeler Namdalseid kommune:

NDARKIV

Saksarkiv for Namdalseid kommune med følgende arkivdeler

Arkivdel

Innhold

Primær ordning

Lagring

 

ND-EMNE2

Saksarkiv Namdalseid kommune

k-kode

elektronisk

 

ND-BARN

Barn

Fødselsnr

elektronisk

 

ND-EIEN

Eiendomsarkiv

Gb.nr

Elektronisk

 

ND-PERS

Personalarkiv

Fødselsnr.

Elektronisk

 

ND-PLAN

Planarkiv

Alfabetisk

k-kode

Papir

 

ND-INNF

Innfordringsarkiv

Alfabetisk

Elektronisk

 

ND-OVER

Overformynderi

Fødselsnr.

Elektronisk

 

ND-ANLEGG

Anlegg (tippemidler)

Alfabetisk navn

Elektronisk

 

ND-EISKA

Eiendomsskatt

Org.nr.

Elektronisk

 

ND-UTVALG

Møtedokumenter utvalg

 

Elektronisk

 

ND-KO.EIEN

Kommunale eiendommer

Felles nummerserie

Elektronisk

 

Arkivdeler Overhalla kommune:

OVARKIV

Saksarkiv for Overhalla kommune med følgende arkivdeler

Arkivdel

Innhold

Primær ordning

Lagring

 

OV-EMNE 2

Saksarkiv Overhalla kommune

k-kode

elektronisk

 

OV-BARN

Barn

Fødselsnr

elektronisk

 

OV-EIEND

Eiendomsarkiv

Gb.nr

Elektronisk

 

OV-PERS

Personalarkiv

Fødselsnr.

Elektronisk

 

OV-HUSB

Husbanklån

Alfabetisk navn

   

OV-PLAN

Planarkiv

Alfabetisk

k-kode

Papir

 

OV-UTVALG

Møtedokumenter utvalg

 

Elektronisk

 

Journalenheter:

Kode

Betegnelse

Arkivdel

FL-J

Flatanger kommune

FLARKIV

FO-J

Fosnes kommune

FOARKIV

NA-J

Namsos kommune

NAARKIV

ND-J

Namdalseid kommune

NDARKIV

OV-J

Overhalla kommune

OVARKIV

MN-J

Midtre Namdal region

MNARKIV

Ordningsprinsipper:

Ordnings-prinsipp

Betegnelse

Ledetekst

Type

ordningspr

Sek.

ordning

Tilg-

kode

Egen

def

EMNE

KTILLEGG

K-kode nøkkel

K-kode tilleggsklasse

Arkivnøkkel

EH

     

FLPERS

FOPERS

NAPERS

NDPERS

OVPERSM

Fødselsnummer -personalarkiv

Personalarkiv

FNR

 

P

X

FLGBNR

FOGBNR

MNGBNR

NAGBNR

NDGBNR

OVGBNR

Gårds- og bruksnr register

GBNR

GBNR

EMNE

 

X

FLBARN

FOBARN

NABARN

NDBARN

OVBARN

Fødselsnr – barn

Elevarkiv

FNR

 

E

X

SKATTP

Fødselsnr – personlige skatteytere

Skatt person

E1

 

S

X

SKATTB

Organisasjonsnr – bedrift

Skatt bedrift

E1

 

S

X

NDOVER

Fødselsnr– formyndet person

Overformynderi

E1

 

O

X

NDINNF

Fødselsnr – innfordring

Skyldner

E1

 

U

X

OVHUSB

Fødselsnr – husbanklån

Lånetaker

E1

 

HU

X

UTVALG

Utvalgsdokumenter

Utvalg

EH

     

PLAN

Plannavn

Reguleringsplan

E1

     

NAOPPDR

Fødselsnr -oppdragsavtale

Oppdragsavtaler

FNR

 

U

X

NABOLIG

Bolignr – komm.bolig

Komm. boliger

E1

 

U

X

NDANLEGG

Alfa - anleggsnavn

Anlegg

E1

   

X

NDEISKA

Alfa - eiendomsskatt

Eiendomsskatt

E1

 

U

X

Laster...