{"text_format":"3","workbook":"xls","n_sheets":3,"sheets":["Introduksjon","Kommune","Fylkeskommune"],"not_rendered":{"external_links":1,"defined_names":4},"read":"whole","date_system":"1900","formulas":"cached_only"}

{"sheet":"Introduksjon","index":0,"n_rows":29,"n_cols":1,"rows_kept":29,"flags":["formulas_cached_only"]}
["Elevmapper"]
[]
["Rutiner omkring opprettelse og lagring av elevmapper skal beskrives i arkivplanen."]
["Det skal være en (1) mappe pr elev innenfor en (fylkes)kommune - du må bestemme deg hvor originalmappa skal være; sentralt eller på "]
["skolen. Dette må hver enkelt ta stilling til selv. Dersom en har papirarkiv vil det kanskje være mest hensiktsmessig å ha elevmappene på skolen"]
["der eleven går. I en elektronisk verden vil dette ikke ha noen betydning i det den som har behov for tilgang vil få dette gjennom oppsett"]
["av systemet."]
[]
["Tips: elevrelaterte saker og lovhjemler/unntak for taushetsbelagt materiale - se læreplanverket og kunnskapsløftet."]
[]
["Ansvar for at arkivet blir håndtert riktig: (Fylkes)rådmann. Samarbeid med andre, egne juridiske organ: daglig leder for organet ansvarlig."]
[]
[]
["Barnehage og skole styres av to ulike særlover (barnehageloven og opplæringsloven) dokumenter som har betydning for videre oppfølging og opplæring kan"]
["kun kopieres og overføres fra barnehagen til skolen etter foreldrenes samtykke. Dersom foreldre motsetter seg overføring noteres dette på barnets mappe."]
[]
["Elevmapper kan fritt følge eleven innenfor grunnskoler i en kommune. Dersom en elev flytter fra kommunen tar en kopi av elevmappa og sender over. "]
["Sensitiv informasjon sendes etter samtykke. Disiplinærsaker sendes aldri med mindre dette er årsaken til at eleven flytter. Når eleven går fra grunnskolen"]
["til videregående (VGS) kopieres nødvendig dokumentasjon og sendes over - sensitiv informasjon kopieres etter samtykke."]
[]
["All dokumentasjon med rettslig betydning for eleven skal oppbevares på elevens mappe. Både hvis du har papirarkiv og hvis du har elektronisk arkiv."]
["For å lagre informasjon med sensitivt innhold i en elektronisk elevmappe må du ha en sikker sone som elevmappene er i. Dersom du ikke har sikker sone"]
["må du oppbevare sensitiv informasjon på papir."]
[]
["Har du fullelektronisk arkiv? I så fall skal hoveddokumentet i en sak alltid være elektronisk, mens vedlegg gjerne kan være på papir. Skoler arbeider med"]
["mye sensitiv informasjon, og bruker derfor ofte flere fagsystem. Fagsystem og sak-/arkivsystem bør integreres. "]
[]
["Fagsystem er ofte brukt til å dokumentere sensitiv informasjon, en må huske at uansett hvor informasjonen finnes - dersom den har rettslig betydning for"]
["eleven og kommunen/fylkeskommunen må informasjonen journalføres."]

{"sheet":"Kommune","index":1,"n_rows":42,"n_cols":10,"rows_kept":42,"flags":["formulas_cached_only"]}
["Emne","Arkivverdige dokumenter"," Offentlighet",null,"Sensitivt","Elev-\nmappe","PPT-\nmappe","Fag-system","Journalføres i sak/arkiv","Merknader"]
[null,null,"O.","U. Offl."]
["Avtaler / kontrakter - U-skole","Avtale om valgfag på kontrakt","x",null,"Vurderes","x",null,null,"x","Kan være elever med spes.ped."]
["Brev / e-poster","(E-)post fra eleven - kommunikasjon/vurdering i \"Fronter\"/\"It's learning\" - grunnlag for avgjørelser","x","x","Vurderes","x",null,null,"(x)","Bevaring må vurderes ut fra innhold. Rutiner for å føre over informasjon som er arkivverdig til elevmappa. Husk journalføring!"]
["Brudd på skole-\nreglement","Disiplinære forhold i skoletiden. Overføres ikke ved flytting, med mindre det er årsak til flytting. (Brudd på skolereglementet, tyveri, hærverk, rusmiddelbruk)",null,"Ofl § 6.5","x","x",null,null,"x","Bevares vanligvis ikke - må vurderes; gjort vedtak m/bet. for senere dok.? Tas vare på! Elektronisk arkiv: egen arkivdel som linkes til de aktuelle elevmappene."]
["Enkeltvedtak","Alle enkeltvedtak (hele lista) (fritak fra oblig undervisning, fritak fra aktiviteter i hht til religiøs overbevisning, tildeling av skoleplass, skoleskyss, tildeling av spesialundervisning)","x","x","Vurderes \n","x",{"$nulls":3},"Husk at alle enkeltvedtak kan påklages. Hver klage er en sak. Ha et bevisst forhold til hvor dokumentasjonene produseres; sak/ark eller fagsyst - må ligge på elevmappe."]
["Fravær","Fravær: Elevvarsel (fravær, varsel om fare for nedsatt karakter)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1",null,"x",null,null,"x","Oppbevares ett år i flg oppl.lov. Viktig rettslig bevis - må journalføres!"]
["Fravær","Søknader om permisjon o.l. ","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Kortvarige permisjoner trenger en ikke ta vare på, men disse må vurderes ut i fra totalt antall. Husk at selve søknaden kan være offentlig mens vedlegg kan måtte unntas. Dersom fravær registreres i fagsystem må liste tas ut og oppbevares inntil klagefrist på vitnemål er over. "]
["Innkallinger","Innkalling til ansvarsgruppemøte / samarbeidsmøte vedr. elev",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","Innkalling føres i sak/ark - vedlegg m sensitivt innhold sakliste med sensitivt innhold kan ikke i sak/ark uten at en har sikker sone."]
["Klager","Klage på standpunktkarakter","x","x",{"$nulls":4},"x","Resultatet av klagen registreres på elevens mappe."]
["Klager","Uttalelse fra lærer vedr. klage på standpunktkarakter","x","x",{"$nulls":4},"x"]
["Klager","Klage på eksamenskarakter","x","x",{"$nulls":4},"x"]
["Møtereferat ","Notat etter \"tilfeldige\" samtaler med elev. Samtaler feks i gangen, på gata o.l. ","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info"]
["Møtereferat ","Godkjente referat / rapport fra kontaktmøte (Barne- og ungdomsskole). Godkjent notat etter halvårs elevsamtale (VGS). Godkjent = underskrevet av foresatte/myndige elever",null,"x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info"]
["Møtereferat ","Referat fra tverrfaglig team / ansvarsgruppemøter (Lærer, PPT, helsesøster, andrelinjetjenesten)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"(x)","Tverrfaglige samarbeid er konsesjonsbelagte i flg datatilsynet. I sak/ark dersom en har elektronisk arkiv med sikker sone."]
["Møtereferat ","Møte med elevene to ganger i året","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Opplæringsloven"]
["Planer","TOP-planer (Tilpassede OpplæringsPlaner)/ Kunnskapskart / IUP (Individuell UndervisningsPlan)/ IAP (Individuell ArbeidsPlan)",null,"x","Vurderes","x",null,null,"x","Klagerett på enkeltvedtak. Husk hver klage er en ny sak."]
["Planer","IP (Individuell Plan)",null,"x","x","x","x",null,"x"]
["Planer","IOP (Individuell OpplæringsPlan)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x"]
["Planer","Halvårs evaluering av IOP/oppnåelse læreplanmål",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","Også hos PPT etter behov"]
["Planer","Endring av IOP",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","Også hos PPT etter behov"]
["Register (på papir og elektronisk) Innmelding","Generelle elevkort / registreringsskjema (Navn, adresse, epost, fødselsnr, opplysninger om foresatte/kontaktperson, info om klassetrinn, kontaktlærer, o.l.)","x","x","Vurderes",null,null,"x",null,"Kan være sensitiv info / hemmelig adresse. Er det foto med i registeret? Ofl § 6.8. Egen serie - kan en generere en oversikt over alle elever i hvert årskull herfra?"]
["Skademelding","Skademeldinger",null,"x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info. Legg kopi på elevens mappe."]
["Sluttmelding","Sluttmelding. Elev som slutter midt i året. Med bekreftelse av foresatte for umyndige elever. Vedlegg som viser saksforløpet.","x","x","Vurderes","x",null,"x","x","Sluttmelding er offentlig, men vedleggene må vurderes."]
["Sykdom og helse","Sykdom og helseforhold (legeattester, skjema fra helsesøster) med betydning for undervisning, avvikling av prøver, eksamen",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x"]
["Sykdom og helse","Syke elever. Elever innlagt på sykehus, får undervisning av lokal skole/institusjonen selv.",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",{"$nulls":3},"Fylkeskommunen overtar ansvar for syke barn og barn i institusjon."]
["Søknader","Søknad om fritak i fag, og svar på denne",null,"x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info"]
["Søknader","Søknad om bytte av fag","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info"]
["Søknader","Søknad om delkurselevstatus og svar på denne","x",null,null,"x",null,null,"x"]
["Søknader","Søknad om godkjenning av skoleår i utlandet, og svar på denne","x",null,null,"x",null,null,"x","Vedlegg er u. offl."]
["Tilrettelegging","Ekstra oppfølging / støttetiltak (ekstra utstyr; søknader, svar, overføring av utstyr fra ungdomsskole (spes.ped)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",null,null,"x","Søknaden i sak/ark - vedlegg kan inneholde sensitiv dok og må vurderes. Elektronisk arkiv: vedlegg med sensitivt innhold skannes ikke inn hvis en ikke har sikker sone."]
["Tilrettelegging","Tilrettelegging ved eksamen",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",null,null,"x","Se over."]
["Tilrettelegging","Spesielle skyssbehov","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Se over."]
["Uttalelse / rapporter","Sakkyndig vurdering fra PPT ",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","Se over. Elektronisk arkiv: hoveddok må være elektronisk (vedlegg kan være på papir) - hvis en ikke har sikker sone må en skanne inn et fiktivt dokument uten sensitivt innhold og legge hele saken som vedlegg på papir."]
["Uttalelse / rapporter","Uttalelse / rapporter / epikriser fra andrelinjetjeneste (BUP, Helsevesenet, Barnevernet, ulike kompetansesentre, o.l.)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","se over."]
["Uttalelse / rapporter","Medisinsk kartlegging",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","se over"]
["Uttalelse / rapporter","Rapport om avgitte rammetimer (spes.ped.elever)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",null,null,"x","Rett på et avtalt antall timer pr uke. Dersom dette ikke oppfylles har en rett til å klage."]
["Vitnemål / kompetansebevis","Kompetansebevis (for elever med IOP)",null,"Ofl § 6.6","x","x",null,"x","x","Kometansebeviset bør tas ut og legges på elevens mappe. El.ark: skann inn beviset på elevens mappe."]
["Vitnemål / kompetansebevis","Vitnemål",null,"Ofl § 6.6",null,"x",{"$nulls":3},"Vitnemål bør tas ut på papir og legges på elevmappa. Elektronisk arkiv: skann vitnemålet inn på elevens mappe."]
["PPT","Tilmelding til PPT",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x"]
["PPT","Kartlegging av evner - rapport fra PPT",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x"]
["PPT","Tilråding fra PPT",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x",null,"x"]

{"sheet":"Fylkeskommune","index":2,"n_rows":50,"n_cols":10,"rows_kept":50,"flags":["formulas_cached_only"]}
["Emne","Arkivverdige dokumenter"," Offentlighet",null,"Sensitivt","Elev-\nmappe","PPT-\nmappe","Fag-system","Journalføres i sak/arkiv","Merknader"]
[null,null,"O.","U. Offl."]
["Avtaler / kontrakter","Avtale om valgfag på kontrakt","x",null,"Vurderes","x",null,null,"x","Kan være elever med spes.ped."]
["Brev / e-poster","(E-)post fra eleven - kommunikasjon/vurdering i \"It's learning\" - grunnlag for avgjørelser","x","x","Vurderes","x",null,null,"(x)","Bevaring må vurderes ut fra innhold. Rutiner for å føre over informasjon som er arkivverdig til elevmappa. Husk journalføring!"]
["Brudd på skole-\nreglement","Disiplinære forhold i skoletiden. Overføres ikke ved flytting, med mindre det er årsak til flytting. (Brudd på skolereglementet, tyveri, hærverk, rusmiddelbruk)",null,"Ofl § 6.5","x","x",null,null,"x","Bevares vanligvis ikke - må vurderes; gjort vedtak m/bet. for senere dok.? Tas vare på! Elektronisk arkiv: egen arkivdel som linkes til de aktuelle elevmappene."]
["Enkeltvedtak","Alle enkeltvedtak (hele lista) (fritak fra oblig undervisning, fritak fra aktiviteter i hht til religiøs overbevisning, tildeling av skoleplass, skoleskyss, tildeling av spesialundervisning)","x","x","Vurderes \n","x",{"$nulls":3},"Husk at alle enkeltvedtak kan påklages. Hver klage er en sak. Ha et bevisst forhold til hvor dokumentasjonene produseres; sak/ark eller fagsyst - må ligge på elevmappe."]
["Fravær","Fravær: Elevvarsel (fravær, varsel om fare for nedsatt karakter)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1",null,"x",null,null,"x","Oppbevares ett år i flg oppl.lov. Viktig rettslig bevis - må journalføres!"]
["Fravær VGS","Søknad om studiedager","x",null,null,"x",null,null,"x"]
["Fravær","Søknader om permisjon o.l. ","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Kortvarige permisjoner trenger en ikke ta vare på, men disse må vurderes ut i fra totalt antall. Husk at selve søknaden kan være offentlig mens vedlegg kan måtte unntas. Dersom fravær registreres i fagsystem må liste tas ut og oppbevares inntil klagefrist på vitnemål er over. "]
["Fravær VGS","Egenmeldingsskjema",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",null,"x"]
["Innkallinger","Innkalling til ansvarsgruppemøte / samarbeidsmøte vedr. elev",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","Innkalling føres i sak/ark - vedlegg m sensitivt innhold sakliste med sensitivt innhold kan ikke i sak/ark uten at en har sikker sone."]
["Klager","Klage på standpunktkarakter","x","x",{"$nulls":4},"x","Resultatet av klagen registreres på elevens mappe."]
["Klager","Uttalelse fra lærer vedr. klage på standpunktkarakter","x","x",{"$nulls":4},"x"]
["Klager","Klage på eksamenskarakter","x","x",{"$nulls":4},"x"]
["Møtereferat ","Notat etter \"tilfeldige\" samtaler med elev. Samtaler feks i gangen, på gata o.l. ","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info"]
["Møtereferat ","Godkjente referat / rapport fra kontaktmøte (Barne- og ungdomsskole). Godkjent notat etter halvårs elevsamtale (VGS). Godkjent = underskrevet av foresatte/myndige elever",null,"x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info"]
["Møtereferat ","Referat fra tverrfaglig team / ansvarsgruppemøter (Lærer, PPT, helsesøster, andrelinjetjenesten)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"(x)","Tverrfaglige samarbeid er konsesjonsbelagte i flg datatilsynet. I sak/ark dersom en har elektronisk arkiv med sikker sone."]
["Møtereferat ","Møte med elevene to ganger i året","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Opplæringsloven"]
["Planer","TOP-planer (Tilpassede OpplæringsPlaner)/ Kunnskapskart / IUP (Individuell UndervisningsPlan)/ IAP (Individuell ArbeidsPlan)",null,"x","Vurderes","x",null,null,"x","Klagerett på enkeltvedtak. Husk hver klage er en ny sak."]
["Planer","IP (Individuell Plan)",null,"x","x","x","x",null,"x"]
["Planer","IOP (Individuell OpplæringsPlan)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x"]
["Planer","Halvårs evaluering av IOP/oppnåelse læreplanmål",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","Også hos PPT etter behov"]
["Planer","Endring av IOP",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","Også hos PPT etter behov"]
["Register (på papir og elektronisk) Innmelding","Generelle elevkort / registreringsskjema (Navn, adresse, epost, fødselsnr, opplysninger om foresatte/kontaktperson, info om klassetrinn, kontaktlærer, o.l.)","x","x","Vurderes",null,null,"x",null,"Kan være sensitiv info / hemmelig adresse. Er det foto med i registeret? Ofl § 6.8. Egen serie - kan en generere en oversikt over alle elever i hvert årskull herfra?"]
["Skademelding","Skademeldinger",null,"x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info. Legg kopi på elevens mappe."]
["Sluttmelding","Sluttmelding. Elev som slutter midt i året. Med bekreftelse av foresatte for umyndige elever. Vedlegg som viser saksforløpet.","x","x","Vurderes","x",null,"x","x","Sluttmelding er offentlig, men vedleggene må vurderes."]
["Sykdom og helse","Sykdom og helseforhold (legeattester, skjema fra helsesøster) med betydning for undervisning, avvikling av prøver, eksamen",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x"]
["Sykdom og helse","Syke elever. Elever innlagt på sykehus, får undervisning av lokal skole/institusjonen selv.",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",{"$nulls":3},"Fylkeskommunen overtar ansvar for syke barn og barn i institusjon."]
["Søknader","Søknad om fritak i fag, og svar på denne",null,"x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info"]
["Søknader","Søknad om bytte av fag","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Kan være sensitiv info"]
["Søknader","Søknad om delkurselevstatus og svar på denne","x",null,null,"x",null,null,"x"]
["Søknader","Søknad om godkjenning av skoleår i utlandet, og svar på denne","x",null,null,"x",null,null,"x","Vedlegg er u. offl."]
["Søknader VGS","Søknader til VGS fra spes. ped-elever",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x"]
["Tilrettelegging","Ekstra oppfølging / støttetiltak (ekstra utstyr; søknader, svar, overføring av utstyr fra ungdomsskole (spes.ped)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",null,null,"x","Søknaden i sak/ark - vedlegg kan inneholde sensitiv dok og må vurderes. Elektronisk arkiv: vedlegg med sensitivt innhold skannes ikke inn hvis en ikke har sikker sone."]
["Tilrettelegging","Tilrettelegging ved eksamen",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",null,null,"x","Se over."]
["Tilrettelegging","Spesielle skyssbehov","x","x","Vurderes","x",null,null,"x","Se over."]
["Uttalelse / rapporter","Sakkyndig vurdering fra PPT ",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","Se over. Elektronisk arkiv: hoveddok må være elektronisk (vedlegg kan være på papir) - hvis en ikke har sikker sone må en skanne inn et fiktivt dokument uten sensitivt innhold og legge hele saken som vedlegg på papir."]
["Uttalelse / rapporter","Uttalelse / rapporter / epikriser fra andrelinjetjeneste (BUP, Helsevesenet, Barnevernet, ulike kompetansesentre, o.l.)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","se over."]
["Uttalelse / rapporter","Medisinsk kartlegging",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x","se over"]
["Uttalelse / rapporter","Rapport om avgitte rammetimer (spes.ped.elever)",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x",null,null,"x","Rett på et avtalt antall timer pr uke. Dersom dette ikke oppfylles har en rett til å klage."]
["Vitnemål / kompetansebevis","Kompetansebevis (for elever med IOP)",null,"Ofl § 6.6","x","x",null,"x","x","Kometansebeviset bør tas ut og legges på elevens mappe. El.ark: skann inn beviset på elevens mappe."]
["Vitnemål / kompetansebevis","Vitnemål",null,"Ofl § 6.6",null,"x",{"$nulls":3},"Vitnemål bør tas ut på papir og legges på elevmappa. Elektronisk arkiv: skann vitnemålet inn på elevens mappe."]
["Inntak VGS","Søknad om realkompetansevurdering - voksne",null,"x",null,"x",null,"(x)","x","Føres i fagsystem? Husk journalføringsplikt - rett til å klage på vedtak. Klagebehandling i sak/ark."]
["Inntak VGS","Vedlegg til B-søknader - \"Alle\"",null,"x","x","x"]
["Inntak VGS","Vedlegg til A-søknader - spesielle behov",null,"x","x","x"]
["Inntak VGS","Søknad (om særskilt prioritert utdanningsprogram = vanlig søknad)","x",null,null,"x",null,"x"]
["Inntak VGS","Kompetansebevis (realkompetanse)",null,"Ofl § 6.6",{"$nulls":3},"x"]
["PPT","Tilmelding til PPT",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x"]
["PPT","Kartlegging av evner - rapport fra PPT",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x","x","x",null,"x"]
["PPT","Tilråding fra PPT",null,"Ofl § 5a, Fvl § 13.1","x",null,"x"]